نرمافزارهای ردیابی زمان تنها در چند سال گذشته به سرعت تکامل یافتهاند. آنچه در ابتدا ابزارهای سادهی کرونومتر بودند، به پلتفرمهای پیچیدهای با تجزیه و تحلیل پیشرفتهی بهرهوری کارکنان و ساعات کاری تبدیل شدهاند. با افزایش مداوم تقاضا، به ویژه با تثبیت مدلهای کار از راه دور و ترکیبی، نرمافزارهای ردیابی زمان مانند Controlio و سایرین احتمالاً همچنان نوآوری سریعی را تجربه خواهند کرد و در سالهای آینده بسیار متفاوت به نظر خواهند رسید.
به نظر میرسد روندها و پیشبینیهای زیر نقش بزرگی در بازار ردیابی زمان در آینده ایفا خواهند کرد و مطمئناً ارزش توجه دارند.
ردیابی غیرفعال و آگاه از متن
به آرامی اما مطمئناً، برگههای زمانی دستی و تایمرهای شروع/توقف جای خود را به سیستمهای خودکاری میدهند که به ورودی کاربر کم یا بدون نیاز به ورودی کاربر نیاز دارند. بسیاری از ابزارهای مدرن در حال حاضر دارای ردیابی خودکار زمان و نظارت بر فعالیت برای ردیابی نحوه صرف زمان هستند و چنین سیستمهای غیرفعال و آگاه از زمینه، تنها در حال مؤثرتر شدن و محبوبیت یافتن هستند.
پیشرفتها در هوش مصنوعی (AI) قرار است آگاهی از زمینه نرمافزارهای ردیابی زمان را بهبود بخشد. هوش مصنوعی با تجزیه و تحلیل فعالیتهای کارکنان و استخراج دادهها از منابع دیگر مانند برنامههای تقویم یا پلتفرمهای مدیریت پروژه، میتواند به طور دقیق بهترین روش برای دستهبندی ورودیهای زمان را استنباط کند.
به طور کلی، ردیابی غیرفعال و آگاه از زمینه میتواند اصطکاک کارکنان را کاهش دهد و در عین حال دقت دادهها را بهبود بخشد. عیب این روند این است که نگرانیها در مورد نظارت و حریم خصوصی دادهها را افزایش میدهد.
طرحهای اولویتدار برای حریم خصوصی و چارچوبهای رضایت
با افزایش نگرانیها در مورد حریم خصوصی کارمندان و وضع مقررات، بسیاری از پلتفرمهای ردیابی زمان، طرحهایی را اتخاذ میکنند که بیشتر بر حریم خصوصی متمرکز هستند. برخی شروع به معرفی ویژگیهایی کردهاند که دادهها را روی دستگاه پردازش و ذخیره میکنند (برای جلوگیری از انتقال آن به جای دیگر)، در حالی که برخی دیگر در حال پیادهسازی چارچوبهای رضایت هستند که نیاز به رضایت صریح برای انواع مختلف ردیابی دارند. بسیاری از ابزارها همچنین شامل ویژگیهای «حق فراموش شدن» هستند که در صورت درخواست، تمام گزارشهای ردیابی را پاک میکنند.
در حالی که ابزارهای ردیابی زمان همیشه تلاش کردهاند تا از مطابقت خود با مقررات حفاظت از دادهها و حریم خصوصی اطمینان حاصل کنند، تفاوت این است که تنظیمات و ویژگیهای حریم خصوصی اکنون به عنوان یک مزیت رقابتی در نظر گرفته میشوند. در سالهای آینده، موفقترین پلتفرمها احتمالاً پلتفرمهایی خواهند بود که بتوانند به بهترین شکل به نگرانیهای کارمندان رسیدگی کنند و ردیابی را بدون ایجاد استرس غیرضروری امکانپذیر سازند.
شناسایی بیومتریک
یکی دیگر از روندهایی که به سرعت در بین پلتفرمهای ردیابی زمان محبوبیت پیدا میکند، شناسایی بیومتریک است. دادههای بیومتریک منحصر به فرد مانند اثر انگشت، اسکن عنبیه یا تشخیص چهره رایجتر شدهاند و ابزارهای ردیابی زمان از آنها برای تأیید هویت کارمندان استفاده میکنند.
استفاده از شناسایی بیومتریک میتواند اکثر موارد «سرقت» زمان از طریق ثبت ساعت توسط همکار (که در آن یک کارمند به جای کارمند دیگر ثبت نام میکند) و سایر روشها را از بین ببرد. این امر میتواند منجر به حقوق و دستمزد دقیقتر و همچنین صرفهجویی قابل توجه در هزینهها شود.
گذشته از این، بیومتریک میتواند به عنوان یک لایه امنیتی اضافی عمل کند - هم برای شناسایی و هم برای کنترل دسترسی. همچنین سوابق دقیقتر و غیرقابل دستکاری را فراهم میکند که میتواند برای اهداف انطباق و همچنین برای آماده شدن برای ممیزیها مفید باشد.
اتوماسیون و پیشبینیهای هوش مصنوعی
علاوه بر دستهبندی اولیه، هوش مصنوعی قادر به اتوماسیون پیشرفتهتر و همچنین پیشنهادهای پیشبینیکننده است. به عنوان مثال، میتواند مجموعههای بزرگی از دادههای ردیابی زمان را تجزیه و تحلیل کند و تاریخهای تکمیل پروژه و سودآوری را پیشبینی کند، خطرات گلوگاهی را از قبل شناسایی کند یا برنامههای آموزشی را توصیه کند که بر اساس سطح عملکرد گذشته کارمندان، برای آنها مفید باشد.
در آینده، هوش مصنوعی میتواند بسیاری از وظایف اداری را به خوبی خودکار کند. میتواند تقویمها را پر کند، تابلوهای مدیریت پروژه را تنظیم کند، فاکتورهای مشتری را پیشنویس کند یا حتی بر اساس پیشبینیهای بلادرنگ، در مورد مهلتهای تحویل با مشتریان مذاکره کند. انتظار میرود اتوماسیون و پیشبینیهایی که هوش مصنوعی ارائه میدهد، ساعات کاری قابل توجهی را برای کارمندان صرفهجویی کند و به آنها اجازه دهد آن را صرف کارهای مهمتر کنند.
حسگرهای پوشیدنی و دستگاهها
با افزایش محبوبیت گجتهای پوشیدنی، تأثیر آنها بر ردیابی زمان شروع به نمایان شدن کرده است. در حال حاضر، برخی از پلتفرمها در حال آزمایش استفاده از ساعتهای هوشمند یا برچسبهای هوشمند هستند تا به محض ورود کارمندان به محل کار یا نشستن پشت میزشان، ورود و خروج خودکار را فعال کنند. این امر ردیابی زمان را به صورت یکپارچه و دقیقتری ارائه میدهد.
دستگاههای پوشیدنی همچنین میتوانند با ترکیب دادههای اضافی از حسگرهای خود، بینش عمیقتری در مورد بهرهوری ارائه دهند. به عنوان مثال، حسگرهای بیومتریک که ضربان قلب را ردیابی میکنند، میتوانند برای تشخیص دورههای متمرکز «کار عمیق» در مقابل زمانی که کارمندان حواسشان پرت است، استفاده شوند. این دادهها میتوانند برای بهبود برنامهریزی و هماهنگ کردن شیفتها با ریتم طبیعی بهرهوری کارمندان مورد استفاده قرار گیرند. همچنین میتوان از آنها برای مدیریت خستگی، تشخیص سطح استرس و جلوگیری از فرسودگی شغلی استفاده کرد.
روی رفاه تمرکز کنید
تا حدودی به دلیل نرخ فرسودگی شغلی بالاتر از حد معمول در بین کارمندان دورکار، بسیاری از شرکتهای ردیاب زمان، تمرکز بیشتری بر رفاه کارمندان خود کردهاند. برخی از آنها سیستمهایی دارند که وقتی کارمندان ساعات طولانی کار میکنند و استراحت کافی ندارند، به آنها یادآوری میکنند، در حالی که برخی دیگر پا را فراتر گذاشته و سعی در محاسبه امتیازهای شخصیسازیشده برای «سرعت پایدار» دارند.
برخی فکر میکنند که این میتواند آغاز یک تغییر فرهنگی باشد که در کنار سایر معیارهای بهرهوری، به سرعت پایدار نیز بها میدهد. اگرچه هنوز برای قضاوت در مورد این موضوع خیلی زود است، اما مطمئناً درست است که تمرکز بر رفاه میتواند با کاهش خطر فرسودگی شغلی، نتایج بهتری به همراه داشته باشد.
حقوق و دستمزد آنی
نرمافزارهای ردیابی زمان، به ویژه به عنوان ابزاری برای ردیابی و تأیید ساعات کاری و همچنین مدیریت صورتحساب، به طور فزایندهای توسط کارگران موقت مورد استفاده قرار میگیرند. به طور مشابه، شرکتهایی که کارگران موقت استخدام میکنند نیز از آن برای مدیریت حقوق و دستمزد استفاده میکنند - و برخی حتی در حال آزمایش ویژگیهای حقوق و دستمزد در زمان واقعی یا روزانه هستند.
برای کارگران موقت، پرداخت حقوق به صورت آنی جذاب است زیرا به آنها اطلاع میدهد که دقیقاً پس از اتمام کارشان چقدر درآمد داشتهاند. در عین حال، این امر به شرکتها این امکان را میدهد که در هر مقطع زمانی میزان بدهی خود به کارگران موقت را پیگیری کنند تا از بودجه خود تجاوز نکنند.
نتیجه
همه این روندها آمادهاند تا نرمافزارهای ردیابی زمان را متحول کنند و آن را از یک ابزار اداری به ابزاری ضروری تبدیل کنند که بینشها و توصیههای دقیقی ارائه میدهد. حتماً به چگونگی رشد این روندها در سالهای آینده توجه داشته باشید و در عین حال بررسی کنید که نسل فعلی نرمافزارهای ردیابی زمان مانند Controlio چه کاری میتوانند انجام دهند.
